始末書の書き方

始末書とは、不始末や事故、犯罪などを起こしたときに、それを詫び、二度と繰り返さないことを誓うために提出する文書です。

自発的に書いて提出する「詫び状」と異なり、始末書は、上司の指示があってから作成します。不始末をしたので、お詫びをしたいからと自発的に書く場合は、始末書ではなく詫び状になります。

始末書は基本的に、懲罰的な意味合いがあるものなので、自発的に書くのではなく、上司から作成するように指示をされてから書きましょう。

会社によっては、始末書の書式を用意している場合もありますが、ない場合はこういう書き方でなければいけないという定型のフォーマットや様式があるわけではありません。

ただ、書き方については、以下の５つのポイントを含むようにしましょう。

(1)　不始末の内容

(2)　不始末の原因や理由

(3)　反省とお詫び

(4)　不始末を繰り返さないという誓い

(5)　寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現


まず、この順番に、不始末に書くべきポイントを整理して、箇条書きにしてみましょう。その後、(1)から順番に文章につなげていけば、文章の流れがととのった始末書が書けるでしょう。

また、不始末の内容、原因、理由については、だらだらと詳細に渡って書くのではなく、事実関係のみを簡潔に書くようにします。

反省やお詫びの言葉も、長々と書けばよい印象を与えられるとか、罪が軽くなるとかいうものではないので、簡潔にまとめましょう。

始末書を書く上で気をつけなければいけない点があります。

それは、自己の正当化をしたり、他人にも責任があることを説明するような文章を書かないということです。

始末書には懲罰的な意味合いがあり、反省していることや、お詫び、二度と同じ不始末を繰り返さないという誓いをするために書くものであると頭においておけば、「もともとは、自分の責任じゃない」「自分は悪くない」というニュアンスを感じさせる文章は、相応しくないということが理解できると思います。

始末書は、自分の過ちを潔く認めるという姿勢で書きましょう。たとえ、他の人にも非があったり、責任がある場合でも、始末書では他の人には言及せず、自分の過ちだけについて書きます。


次のような表現は、始末書には相応しくありませんので、避けるようにしましょう。

「私だけでなく、△△氏や、ＸＸ氏も責任を追及されるべきです。」

「私よりも、むしろＸＸ氏の過失の方が問題であり....」

「そもそもの原因は、△△氏が〜したことにあります。」

「この機会に、ＸＸ課全体の体質を改善すべきであり...」

「正直なところ、これは私どもの不始末といえません。」


これらの文章では、他人の過ちや責任に関するもので、自分の過ちを認めている印象を与えません。気をつけましょう。