始末書の書き方

始末書とは、不始末や事故、犯罪などを起こしたときに、それを詫び、二度と繰り返さないことを誓うために提出する文書です。

自発的に書いて提出する「詫び状」と異なり、始末書は、上司の指示があってから作成します。不始末をしたので、お詫びをしたいからと自発的に書く場合は、始末書ではなく詫び状になります。

始末書は基本的に、懲罰的な意味合いがあるものなので、自発的に書くのではなく、上司から作成するように指示をされてから書きましょう。

会社によっては、始末書の書式を用意している場合もありますが、ない場合はこういう書き方でなければいけないという定型のフォーマットや様式があるわけではありません。

ただ、書き方については、以下の５つのポイントを含むようにしましょう。

(1)　不始末の内容

(2)　不始末の原因や理由

(3)　反省とお詫び

(4)　不始末を繰り返さないという誓い

(5)　寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現


まず、この順番に、不始末に書くべきポイントを整理して、箇条書きにしてみましょう。その後、(1)から順番に文章につなげていけば、文章の流れがととのった始末書が書けるでしょう。

また、不始末の内容、原因、理由については、だらだらと詳細に渡って書くのではなく、事実関係のみを簡潔に書くようにします。

反省やお詫びの言葉も、長々と書けばよい印象を与えられるとか、罪が軽くなるとかいうものではないので、簡潔にまとめましょう。

始末書を書く上で気をつけなければいけない点があります。

それは、自己の正当化をしたり、他人にも責任があることを説明するような文章を書かないということです。

始末書には懲罰的な意味合いがあり、反省していることや、お詫び、二度と同じ不始末を繰り返さないという誓いをするために書くものであると頭においておけば、「もともとは、自分の責任じゃない」「自分は悪くない」というニュアンスを感じさせる文章は、相応しくないということが理解できると思います。

始末書は、自分の過ちを潔く認めるという姿勢で書きましょう。たとえ、他の人にも非があったり、責任がある場合でも、始末書では他の人には言及せず、自分の過ちだけについて書きます。


次のような表現は、始末書には相応しくありませんので、避けるようにしましょう。

「私だけでなく、△△氏や、ＸＸ氏も責任を追及されるべきです。」

「私よりも、むしろＸＸ氏の過失の方が問題であり....」

「そもそもの原因は、△△氏が〜したことにあります。」

「この機会に、ＸＸ課全体の体質を改善すべきであり...」

「正直なところ、これは私どもの不始末といえません。」


これらの文章では、他人の過ちや責任に関するもので、自分の過ちを認めている印象を与えません。気をつけましょう。

始末書の雛形があれば、書きやすくなると思います。

始末書以下のような構成に当てはめて書いてきましょう。

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　　　　　　　　　　　　　　　　日付

受信者

　　　　　　　　　　　　　　　送信者


　　　　　　　　標題


　　不始末の内容


　　反省とお詫び


　　誓いとお願い



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本文は、まず、不始末の内容として、何が起こったかという事実を述べます。

次に、反省とお詫びを書きますが、「この事故は、〜が原因で発生したものであり」という具合に原因や理由を書き添えてもいいでしょう。

最後に、二度と繰り返さないという誓いの文章で締めくくります。

次の始末書の例文を参考にしてください。


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　　　　　　　　　　　　　　　　　平成Ｘ年Ｘ月Ｘ日


社長　○○　○○殿

　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部配送担当　△△　△男　（印）



　　　　　　　　　　　始末書



　平成Ｘ年Ｘ月Ｘ日、私は、前日に納品すべき製品の準備をしましたが、配送直前になって点検した際に、誤りに気付き、準備しなおしたため、出発時刻が大幅に遅延するという結果を招きました。その結果、取引先５店様の業務に支障を生じさせ、また会社の信用を損ないました。

　この事態は単純ミスから生じたものとはいえ、確実な作業を心がけていれば起き得なかったことと存じ、深く反省しております。会社ならびに上記５店さまに対し、哀心よりお詫び申し上げます。

　今後は、このような不始末を二度と繰り返さないことをお誓いいたします。このたびは、寛大なご処置を賜りますよう、お願い申し上げます。

以上

次の始末書は、現場での起こった不始末について、監督責任、管理責任をもつ責任者が書くというケースの始末書の例文です。

例文を見れば判るように、個人が自分の過ちについて書く場合と同様、管理責任者が書く始末書についても、過失の原因や内容を説明を詳細にわたって書くということはせず、「反省している」という点、および「二度と過ちを繰り返さないようにします」という点の2点を強調します。

手書きではなく、ワープロで作成しても構いませんが、箇条書きにせず、気もちが伝わるように丁寧な文章で書きます。



　　　　　　始末書


　平成19年Ｘ月Ｘ日に、ＡＢＣ工場で発生いたしました機械損傷事故につきましてお詫び申し上げます。この事故により、生産が半日ストップし、損傷により会社に対して多大な損害を与える結果となりました。
　本件は、作業工程チェックの不徹底から生まれた、単純な連絡ミスによるもので、特定の作業員に起因するものではございません。日ごろより工程管理には厳重に注意を払ってまいったつもりではございますが、このようなことになり、現場の監督責任を痛感しております。まことに申し訳ございません。
　今後は二度とこのような過ちを繰り返さぬよう、十分に注意してまいることを誓います。なお、今回の不始末については、何分のご処置をお願い申し上げます。

次の始末書の例文は、不注意で取引先との面会時間に忘れていたために
面会に遅刻して、取引先との交渉に失敗したというケースについて
書かれたものです。

この例文を見れば、お判りのように、面会時間に遅刻したという事実については、「私の不注意により面会時間を失念し」というように、一言でまとめており、「なぜ、遅刻したか」「どういう経緯があったのか」などについて触れられていません。

このように、始末書には、不始末の理由の説明や経緯を詳しく書かずに、反省しているという点を中心に書きます。

「反省している」「二度としません」という二点は欠かさず、しっかりと気持ちが伝わるように書きましょう。

始末書は、手書きではなく、ワープロで作成しても構いませんが、文書は箇条書きなどにして要点をまとめるのではなく、下の文例のように、きちんとした、丁寧な文章、気持ちのこもった表現を心がけて書きます。




　　　　始末書


　このたびのＡＢＣ株式会社との取引交渉に際しましては、
私の不注意により面会時間を失念し、それに起因して
交渉が不調に終わりました。私の至らなさから会社に
多大な迷惑をかけ、深く反省しております。

　ＡＢＣ株式会社には事情を説明いたし、まずはお許しを
いただきました。今後はいっそうの誠意をもって交渉に臨み、
成立に向けて精励する覚悟でおります。

　今回の件、心からお詫び申し上げるとともに、今後は
決してこのような不始末を繰り返さないことを誓います。